【サポートデスク活用事例】TRF4：サステナビリティに配慮した会議における具体的な取り組み
2025年10月17日（金）～19日（日）、東京大学駒場キャンパスにて Timing Research Forum 4（TRF4） が開催されました。
本会議は、タイミングや時間知覚の基本的メカニズムやプロセスを探求する学際的な研究者コミュニティによる国際会議です。
今回は世界各国から約250名が参加し、シンポジウム、ポスターセッション、交流イベントを通じて、活発な学術交流が行われました。
本会議では、東京観光財団が提供する「サステナブルMICEサポートデスク(*1)」や「環境配慮型MICE開催資金助成(*2)」も活用いただきながら、イベント全体でのサステナビリティ方針を定めた上で、計画・運営がなされました。その取り組みの一部をご紹介します。
(*1) https://jp.businesseventstokyo.org/sustainable_business_events_in_tokyo/
(*2) https://jp.businesseventstokyo.org/conferences/preparation_support/sustainability.html
【サステナビリティへの取り組み】
①環境配慮
１）資源削減とリサイクル促進
・看板等の案内表示には既存の立て看板がメインで使用され、造作看板等なし。
・看板、案内掲示、参加者パス、紙コップなどに森林認証紙や再生紙を使用。
２）ペーパーレス化
・プログラムやスケジュールは紙媒体で配布せず、WEBからダウンロードする形式を採用。
３）プラスチック・ペットボトル削減
・会場内にウォーターサーバーを設置し、マイボトル持参を呼びかけ。
４）食品ロス防止と地産地消
・参加登録時に必要数を把握し、計画的な食事提供を実施。
・ASC・MSC認証食材を使用したメニューを提供。
・弁当やコーヒーなどは地元事業者へ優先的に発注。
５）CO₂排出量削減とカーボンオフセット
・排出量を事前に試算し、削減に努める。
・削減できない分はカーボンオフセットで相殺予定とし、参加者に対しても取り組み予定を共有。
６）廃棄物管理
・燃えるゴミ、プラスチックの2種分別専用袋を用意。
・海外参加者にも分かりやすいピクトグラム表示で案内。
②ダイバーシティ＆インクルージョン
１）次世代育成と参加機会の拡大
・学生に運営スタッフとして参加してもらい、社会参画の機会を提供。
・学生や若手研究者を対象に渡航助成を実施。
・交流イベントを通じてネットワーキングを促進。
２）多様性を尊重した環境づくり
・受付で【She】【He】【They】などの呼称表示シールを配布し、円滑なコミュニケーションを支援。
・ハラスメント防止を行動規範として参加登録時に呼びかけ。
３）アクセシビリティへの配慮
・車いす利用者などに対し、会場仕様の事前案内と変更対応を実施。
・開会挨拶プレゼンテーションでリアルタイム英語字幕を表示し、理解を促進。
４）文化的・宗教的背景への配慮
・祈祷室や食事ニーズに関する事前ヒアリングを実施。
・通常食に加え、MSC・ASC認証食材メニューや、ヴィーガン、マクロビ食を用意し提供。
③文化継承・発信の取り組み
１）日本文化の発信と体験機会の提供
・参加者パスに日本の伝統工芸品「真田紐」を採用し、案内表示で文化的背景を説明。
・お抹茶やお餅など、日本らしいリフレッシュメントを提供。
・座禅体験や都内周遊など、日本文化を体験できるプログラムを開催。
今回の国際会議では、サステナブルMICEサポートデスクの助言を受け、イベントにおけるサステナビリティ方針を策定・公開しました。その方針に基づき、環境配慮、ダイバーシティ＆インクルージョンの推進、文化継承・発信など、サステナビリティに関する多角的な取り組みを実践しました。
この実現の背景には、主催者の深い理解と高いモチベーションに基づく創意工夫があります。特に、開会挨拶でのトップコミットメントの発信は、参加者や関係者の行動変容を促すうえで非常に効果的でした。サステナブルな理念を明確に共有することで、参加者一人ひとりが環境負荷低減や多様性尊重に主体的に取り組む意識を高めることにつながりました。
東京観光財団では、今後もこうした具体的な事例を紹介しながら、サステナビリティに関心を持つMICE主催者への支援を積極的に行ってまいります。
＜主催者・事業者の皆さまへ＞
MICE開催に係る各種支援制度（助成金等）については、こちらのページをご覧ください。
サステナブルなMICE開催に係る各種取組・サポートについては、こちらのページをご覧ください。
本会議は、タイミングや時間知覚の基本的メカニズムやプロセスを探求する学際的な研究者コミュニティによる国際会議です。
今回は世界各国から約250名が参加し、シンポジウム、ポスターセッション、交流イベントを通じて、活発な学術交流が行われました。
本会議では、東京観光財団が提供する「サステナブルMICEサポートデスク(*1)」や「環境配慮型MICE開催資金助成(*2)」も活用いただきながら、イベント全体でのサステナビリティ方針を定めた上で、計画・運営がなされました。その取り組みの一部をご紹介します。
(*1) https://jp.businesseventstokyo.org/sustainable_business_events_in_tokyo/
(*2) https://jp.businesseventstokyo.org/conferences/preparation_support/sustainability.html
【サステナビリティへの取り組み】
①環境配慮
１）資源削減とリサイクル促進
・看板等の案内表示には既存の立て看板がメインで使用され、造作看板等なし。
・看板、案内掲示、参加者パス、紙コップなどに森林認証紙や再生紙を使用。
２）ペーパーレス化
・プログラムやスケジュールは紙媒体で配布せず、WEBからダウンロードする形式を採用。
３）プラスチック・ペットボトル削減
・会場内にウォーターサーバーを設置し、マイボトル持参を呼びかけ。
４）食品ロス防止と地産地消
・参加登録時に必要数を把握し、計画的な食事提供を実施。
・ASC・MSC認証食材を使用したメニューを提供。
・弁当やコーヒーなどは地元事業者へ優先的に発注。
５）CO₂排出量削減とカーボンオフセット
・排出量を事前に試算し、削減に努める。
・削減できない分はカーボンオフセットで相殺予定とし、参加者に対しても取り組み予定を共有。
６）廃棄物管理
・燃えるゴミ、プラスチックの2種分別専用袋を用意。
・海外参加者にも分かりやすいピクトグラム表示で案内。
②ダイバーシティ＆インクルージョン
１）次世代育成と参加機会の拡大
・学生に運営スタッフとして参加してもらい、社会参画の機会を提供。
・学生や若手研究者を対象に渡航助成を実施。
・交流イベントを通じてネットワーキングを促進。
２）多様性を尊重した環境づくり
・受付で【She】【He】【They】などの呼称表示シールを配布し、円滑なコミュニケーションを支援。
・ハラスメント防止を行動規範として参加登録時に呼びかけ。
３）アクセシビリティへの配慮
・車いす利用者などに対し、会場仕様の事前案内と変更対応を実施。
・開会挨拶プレゼンテーションでリアルタイム英語字幕を表示し、理解を促進。
４）文化的・宗教的背景への配慮
・祈祷室や食事ニーズに関する事前ヒアリングを実施。
・通常食に加え、MSC・ASC認証食材メニューや、ヴィーガン、マクロビ食を用意し提供。
③文化継承・発信の取り組み
１）日本文化の発信と体験機会の提供
・参加者パスに日本の伝統工芸品「真田紐」を採用し、案内表示で文化的背景を説明。
・お抹茶やお餅など、日本らしいリフレッシュメントを提供。
・座禅体験や都内周遊など、日本文化を体験できるプログラムを開催。
今回の国際会議では、サステナブルMICEサポートデスクの助言を受け、イベントにおけるサステナビリティ方針を策定・公開しました。その方針に基づき、環境配慮、ダイバーシティ＆インクルージョンの推進、文化継承・発信など、サステナビリティに関する多角的な取り組みを実践しました。
この実現の背景には、主催者の深い理解と高いモチベーションに基づく創意工夫があります。特に、開会挨拶でのトップコミットメントの発信は、参加者や関係者の行動変容を促すうえで非常に効果的でした。サステナブルな理念を明確に共有することで、参加者一人ひとりが環境負荷低減や多様性尊重に主体的に取り組む意識を高めることにつながりました。
東京観光財団では、今後もこうした具体的な事例を紹介しながら、サステナビリティに関心を持つMICE主催者への支援を積極的に行ってまいります。
＜主催者・事業者の皆さまへ＞
MICE開催に係る各種支援制度（助成金等）については、こちらのページをご覧ください。
サステナブルなMICE開催に係る各種取組・サポートについては、こちらのページをご覧ください。